Digitalisieren lassen sich vor allem wiederkehrende, informationsbasierte Prozesse mit klaren Schritten, Zuständen oder Übergaben. Gute Kandidaten sind Abläufe, bei denen Daten gesucht, mehrfach erfasst, weitergegeben oder regelmäßig geprüft werden. Entscheidend ist nicht, alles zu digitalisieren, sondern Prozesse mit erkennbarem Nutzen zuerst auszuwählen.
Grundsätzlich gilt
Digitalisierbar ist vor allem, was Informationen und wiederkehrende Schritte enthält
Ein Unternehmensprozess muss nicht vollständig am Computer stattfinden, um digital unterstützt werden zu können. Häufig reicht es bereits, einzelne Arbeitsschritte besser zu organisieren: Informationen zentral erfassen, Daten automatisch weitergeben, Dokumente eindeutig zuordnen oder einen aktuellen Status sichtbar machen.
Besonders interessant sind Abläufe, die nach einem ähnlichen Muster wiederkehren. Je häufiger dieselben Informationen erfasst, geprüft, verschickt oder gesucht werden, desto größer ist meist das Potenzial für eine digitale Verbesserung.
Digitalisierung bedeutet dabei nicht automatisch Automatisierung. Ein Prozess kann zunächst einfach übersichtlicher digital abgebildet werden. Erst wenn der Ablauf sauber strukturiert ist, lässt sich prüfen, welche Schritte zusätzlich automatisiert werden können.
- wiederkehrende Arbeitsschritte
- viele Informationen oder Dokumente
- mehrere beteiligte Personen
- klare Zustände, Übergaben oder Freigaben
Gute Kandidaten erkennen
Diese Merkmale sprechen dafür, einen Prozess genauer anzusehen
Viele manuelle Eingaben
Daten werden aus E-Mails, Formularen oder Tabellen übernommen und an mehreren Stellen erneut eingetragen.
Häufige Wiederholungen
Bestätigungen, Listen, Statusmeldungen oder Dokumente entstehen immer wieder nach demselben Muster.
Unklare Zuständigkeiten
Es ist nicht sofort ersichtlich, wer einen Vorgang bearbeitet oder welcher nächste Schritt noch offen ist.
Verteilte Informationen
Wichtige Daten liegen gleichzeitig in E-Mails, Ordnern, Excel-Dateien, Notizen und verschiedenen Programmen.
Viele Rückfragen
Mitarbeiter oder Kunden müssen regelmäßig nachfragen, weil Status, Dokumente oder Informationen nicht direkt verfügbar sind.
Fehler durch Übertragung
Informationen werden kopiert, abgeschrieben oder mehrfach gepflegt und können dadurch voneinander abweichen.
Büro und Verwaltung
Auch kleine Verwaltungsaufgaben können große Zeitfresser sein
Gerade im Büro entstehen viele kurze Tätigkeiten, die einzeln kaum auffallen, sich über Wochen und Monate aber stark summieren.
Daten übertragen
Informationen aus Formularen, E-Mails oder Listen werden regelmäßig in andere Systeme kopiert.
Dokumente erstellen
Wiederkehrende Unterlagen werden immer wieder aus Vorlagen zusammengesetzt und angepasst.
Status pflegen
Mitarbeiter aktualisieren Listen von Hand, damit andere sehen können, wie weit ein Vorgang ist.
Informationen suchen
Kundendaten, Dateien oder Entscheidungen werden in verschiedenen Ablagen zusammengesucht.
Erinnerungen verwalten
Offene Punkte werden über Kalender, Notizen und persönliche Wiedervorlagen verfolgt.
Nicht alles oder nichts
Ein Prozess kann auch nur teilweise digitalisiert werden
Informationen digital erfassen
Ein analoger Ablauf kann zunächst nur bei der Datenerfassung verbessert werden, ohne den gesamten Prozess zu verändern.
Daten zentral speichern
Statt Informationen auf mehrere Listen zu verteilen, kann zunächst eine gemeinsame Datenbasis entstehen.
Status transparent machen
Schon eine klare Übersicht über offen, in Bearbeitung und erledigt kann Rückfragen und Suchaufwand reduzieren.
Dokumente automatisch erzeugen
Wiederkehrende Dokumente können aus vorhandenen Daten erstellt werden, während andere Arbeitsschritte unverändert bleiben.
Kunden digital einbinden
Nur der Austausch mit Kunden kann digitalisiert werden, etwa durch Formulare oder einen geschützten Bereich.
Einzelne Schritte automatisieren
Wenn ein Ablauf stabil funktioniert, können geeignete Routineaufgaben zusätzlich automatisch angestoßen werden.
Nicht jeder Prozess braucht Technik
Wann sich eine Digitalisierung eher nicht lohnt
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Ein Prozess sollte nicht nur deshalb verändert werden, weil eine technische Lösung möglich wäre.
- der Vorgang tritt nur sehr selten auf
- die digitale Lösung wäre aufwendiger als der bestehende Ablauf
- der Prozess selbst ist noch nicht klar definiert
- es fehlt ein konkreter Nutzen für Mitarbeiter oder Kunden
- ein vorhandenes Werkzeug löst das Problem bereits ausreichend
- das eigentliche Problem ist organisatorisch statt technisch
Vor einer Umsetzung sollte deshalb immer geprüft werden, wo tatsächlich Aufwand entsteht. Gute Digitalisierung entfernt unnötige Arbeit – sie fügt nicht einfach ein weiteres System hinzu.
Den richtigen Startpunkt finden
So priorisieren Sie digitalisierbare Prozesse
Häufigkeit
Wie oft wird der Prozess pro Tag, Woche oder Monat durchgeführt?
Zeitaufwand
Wie viel Arbeitszeit benötigt der Ablauf inklusive Suchen, Übertragen und Nachfragen?
Fehlerpotenzial
Wie häufig entstehen falsche, fehlende oder unterschiedlich gepflegte Informationen?
Nutzen
Was verbessert sich konkret für Mitarbeiter, Kunden oder die Unternehmensführung?
Umsetzbarkeit
Lässt sich der Prozess klar abgrenzen und zunächst in einem überschaubaren Umfang verbessern?
Von Prozess zu Lösung
Welche digitale Lösung zu einem Prozess passt, ist unterschiedlich
Website
Für Sichtbarkeit, Informationen, digitale Kontaktwege und öffentlich zugängliche Funktionen.
NulOne Websites →Standardsoftware
Wenn ein etablierter Standardprozess bereits durch eine vorhandene Lösung gut abgedeckt wird.
Individuelle Software
Wenn der tatsächliche Ablauf speziell ist oder vorhandene Programme zu viele Umwege verursachen.
NulOne Software →Web-App
Wenn Mitarbeiter oder Kunden ortsunabhängig auf Funktionen und Informationen zugreifen sollen.
Kundenportal
Wenn Dokumente, Statusinformationen oder Kommunikation geschützt bereitgestellt werden sollen.
Prozessoptimierung
Wenn zunächst bessere Strukturen oder die sinnvollere Nutzung bestehender Werkzeuge ausreichen.
Möglicher Nutzen
Was sich durch gut digitalisierte Prozesse verbessern kann
- weniger manuelle Übertragung von Daten
- Informationen schneller auffinden
- weniger Rückfragen zum aktuellen Stand
- klarere Zuständigkeiten
- einheitlichere Abläufe
- weniger Fehler durch doppelte Pflege
- bessere Nachvollziehbarkeit
- mehr Übersicht bei steigender Auftragszahl
Der größte Nutzen entsteht häufig nicht durch eine spektakuläre neue Funktion, sondern durch viele kleine Arbeitsschritte, die im Alltag nicht mehr unnötig Zeit kosten.
Für unterschiedliche Unternehmen
Digitalisierbare Prozesse gibt es in nahezu jeder Unternehmensgröße
Selbstständige
Anfragen, Termine, Kundendaten und Dokumente so organisieren, dass Verwaltungsarbeit nicht unnötig wächst.
Kleine Unternehmen
Gewachsene Excel-, E-Mail- und Papierabläufe schrittweise durch klarere digitale Strukturen ergänzen oder ersetzen.
Wachsende Unternehmen
Prozesse verbindlicher abbilden, Zuständigkeiten sichtbar machen und Informationen so strukturieren, dass sie mit dem Unternehmen mitwachsen.
Weiterführende Ratgeber
Von der Auswahl des Prozesses zur konkreten Digitalisierung
Digitalisierung im Unternehmen – wo anfangen?
Wie Unternehmen sinnvolle erste Schritte auswählen und ihre Digitalisierung strukturiert beginnen.
02Geschäftsprozesse digitalisieren
Wie konkrete Abläufe analysiert, vereinfacht und anschließend digital abgebildet werden können.
03Digitalisierung für kleine Unternehmen
Welche digitalen Möglichkeiten für kleinere Betriebe sinnvoll sind und wie Lösungen mitwachsen können.
FAQ
Häufige Fragen zu digitalisierbaren Prozessen
Welche Prozesse lassen sich in einem Unternehmen digitalisieren?
Digitalisieren lassen sich besonders wiederkehrende, informationsbasierte und klar strukturierbare Abläufe. Typische Beispiele sind Kundenverwaltung, Dokumentenablage, Angebots- und Auftragsprozesse, Terminplanung, interne Freigaben, Projektstatus und Auswertungen.
Welche Prozesse eignen sich besonders gut für die Digitalisierung?
Besonders geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, viel manuelle Arbeit verursachen, Fehler begünstigen oder Informationen über mehrere Dateien und Programme verteilen.
Kann jeder Unternehmensprozess digitalisiert werden?
Nicht jeder Prozess muss vollständig digitalisiert werden. Manche Abläufe profitieren nur in einzelnen Schritten von digitalen Werkzeugen. Entscheidend ist, ob die digitale Veränderung einen konkreten Nutzen schafft.
Welche Verwaltungsprozesse lassen sich digitalisieren?
Zum Beispiel Dokumentenverwaltung, Stammdatenpflege, Freigaben, Terminorganisation, Aufgabenverteilung, Angebots- und Rechnungsabläufe sowie interne Auswertungen und Statusübersichten.
Welche Kundenprozesse lassen sich digitalisieren?
Anfragen, Terminwünsche, Statusinformationen, Datenaustausch, Dokumentenbereitstellung, Rückfragen und Teile der Auftragskommunikation können über Websites, Formulare, Portale oder andere digitale Lösungen unterstützt werden.
Wie findet man den richtigen Prozess für den Start?
Ein guter Startpunkt ist ein häufiger Ablauf, der heute unnötig Zeit kostet, fehleranfällig ist oder Informationen schwer auffindbar macht. Der Prozess sollte klar abgrenzbar sein und einen messbaren Nutzen ermöglichen.