Manuelle Prozesse im Unternehmen automatisieren: 10 konkrete Beispiele

Was bedeutet Prozessautomatisierung eigentlich?

Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte ganz oder teilweise durch Software ausführen zu lassen. Das kann etwas sehr Einfaches sein: Sobald ein bestimmter Termin erreicht ist, erzeugt das System automatisch eine Aufgabe. Es kann aber auch ein längerer Ablauf sein, bei dem Daten geprüft, Dokumente erstellt, Zuständigkeiten gesetzt und Statuswerte verändert werden.

Automatisierung bedeutet dabei nicht zwangsläufig, Menschen aus einem Prozess zu entfernen. Häufig ist die sinnvollste Lösung eine Kombination: Software erledigt monotone und eindeutig regelbare Schritte, während Mitarbeiter Entscheidungen treffen, Kunden beraten oder Ausnahmen bearbeiten.

Ein typisches Beispiel ist eine Kundenanfrage. Die Software kann Kontaktdaten übernehmen, einen Vorgang anlegen, die Anfrage dem richtigen Mitarbeiter zuweisen und eine Frist setzen. Ob und wie ein individuelles Angebot erstellt wird, entscheidet weiterhin ein Mensch.

Welche Prozesse eignen sich besonders für Automatisierung?

Ein Prozess ist ein guter Kandidat, wenn mehrere der folgenden Merkmale zutreffen:

• Er wiederholt sich häufig: täglich, wöchentlich oder bei jedem Auftrag.
• Die Regeln sind klar: Mitarbeiter entscheiden meistens nach demselben Muster.
• Es wird viel kopiert: Daten wandern manuell zwischen E-Mail, Excel, Formularen oder Programmen.
• Fehler sind häufig: Übertragungsfehler, vergessene Aufgaben oder falsche Versionen treten regelmäßig auf.
• Es entstehen Wartezeiten: Vorgänge bleiben liegen, weil niemand automatisch über den nächsten Schritt informiert wird.
• Der Prozess lässt sich messen: Zeitaufwand und Ergebnis können vor und nach der Automatisierung verglichen werden.

Ein Vorgang muss nicht vollständig automatisierbar sein. Bereits die Automatisierung von zwei oder drei besonders lästigen Zwischenschritten kann einen spürbaren Unterschied machen.

10 konkrete Prozesse, die Unternehmen automatisieren können

1. Kundenanfragen automatisch erfassen und zuweisen

Anfragen kommen über Kontaktformular, E-Mail oder andere Kanäle herein. Statt Kontaktdaten manuell in eine Kundenliste zu übertragen, kann aus einer Anfrage automatisch ein Datensatz oder Vorgang entstehen. Abhängig von Thema, Region oder Kundengruppe wird anschließend ein zuständiger Mitarbeiter gesetzt.

Nutzen: weniger Übertragungsarbeit, keine verlorenen Anfragen und schnellerer Start der Bearbeitung.

2. Wiedervorlagen und Nachfassaufgaben erzeugen

Ein Angebot wurde verschickt und soll nach sieben Tagen nachverfolgt werden. Statt das Datum in einer Excel-Spalte einzutragen oder sich selbst eine Kalendernotiz zu erstellen, erzeugt das System automatisch eine Aufgabe. Wird das Angebot vorher angenommen oder abgelehnt, entfällt die Wiedervorlage.

Nutzen: weniger vergessene Verkaufschancen und klarere Zuständigkeiten.

3. Dokumente aus vorhandenen Daten erstellen

Viele Unternehmen übertragen dieselben Kunden-, Auftrags- oder Projektdaten immer wieder in Vorlagen. Software kann daraus automatisch Dokumente erzeugen und die bereits vorhandenen Daten verwenden.

Nutzen: weniger Copy-and-paste, einheitliche Dokumente und geringeres Fehlerrisiko.

4. Auftragsstatus automatisch weiterführen

Wenn ein definierter Schritt abgeschlossen wurde, kann der Vorgang automatisch in die nächste Phase wechseln. Beispielsweise wird aus „Angebot angenommen“ ein Auftrag und die dazugehörigen Aufgaben werden angelegt. Wichtig ist, dass nur eindeutig definierte Übergänge automatisiert werden.

Nutzen: weniger manuelle Statuspflege und bessere Übersicht.

5. Kunden automatisch über Statusänderungen informieren

Bei bestimmten Ereignissen kann eine Benachrichtigung vorbereitet oder ausgelöst werden – etwa wenn Unterlagen bereitstehen oder ein Auftrag eine neue Phase erreicht. Alternativ können Kunden den aktuellen Stand selbst in einem Kundenportal einsehen.

Nutzen: weniger wiederkehrende Statusanfragen und bessere Transparenz.

6. Daten zwischen verschiedenen Systemen synchronisieren

Ein häufiger Zeitfresser entsteht, wenn dieselben Informationen in mehreren Programmen gepflegt werden. Schnittstellen können Daten gezielt übertragen, sodass Mitarbeiter nicht mehr dieselben Kunden- oder Auftragsinformationen mehrfach eingeben müssen.

Nutzen: weniger doppelte Pflege und konsistentere Daten.

7. Fehlende Unterlagen erkennen und nachverfolgen

Für einen Vorgang werden beispielsweise drei Dokumente benötigt. Das System kann anzeigen, welche Unterlagen noch fehlen, automatisch eine Aufgabe erstellen oder einen definierten Folgeprozess starten.

Nutzen: weniger manuelle Checklisten und weniger unvollständige Vorgänge.

8. Interne Freigabeprozesse steuern

Bestimmte Vorgänge dürfen erst nach einer Freigabe weiterbearbeitet werden. Statt Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken, kann ein System den Vorgang an die zuständige Person weitergeben, Entscheidung und Zeitpunkt dokumentieren und danach automatisch den nächsten Schritt freigeben.

Nutzen: klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Entscheidungen.

9. Wiederkehrende Auswertungen automatisch bereitstellen

Wenn jede Woche dieselben Zahlen aus mehreren Tabellen zusammengetragen werden, kann eine zentrale Software diese Kennzahlen laufend berechnen und in einem Dashboard darstellen. Mitarbeiter sehen den aktuellen Stand, ohne zunächst eine Auswertung bauen zu müssen.

Nutzen: schnellere Entscheidungen und weniger manuelle Reporting-Arbeit.

10. Wiederkehrende Aufgaben aus Terminen oder Ereignissen ableiten

Verträge, Wartungen, Fristen, Verlängerungen oder regelmäßige Kundenkontakte können automatisch Aufgaben erzeugen. Entscheidend ist, dass das System nicht nur erinnert, sondern den Vorgang direkt mit allen benötigten Informationen bereitstellt.

Nutzen: weniger vergessene Fristen und weniger persönliche Erinnerungslisten.

Welche Automatisierung sollte zuerst umgesetzt werden?

Unternehmen entdecken bei einer Bestandsaufnahme häufig dutzende mögliche Automatisierungen. Alles gleichzeitig umzusetzen ist selten sinnvoll. Eine einfache Priorisierung betrachtet drei Faktoren: Häufigkeit, Aufwand und Fehlerpotenzial.

Ein kleiner Vorgang, der 50-mal pro Tag vorkommt, kann wirtschaftlich interessanter sein als ein großer Vorgang, der nur zweimal pro Jahr durchgeführt wird.

Standardsoftware, Schnittstelle oder Individualsoftware?

Nicht jede Automatisierung erfordert eine neue Anwendung. Zuerst sollte geprüft werden, ob vorhandene Systeme die benötigte Funktion bereits unterstützen.

Vorhandene Standardsoftware

Viele Programme bieten Regeln, Workflows oder integrierte Automatisierungen. Wenn der Prozess damit sauber abgebildet werden kann, ist dies oft der einfachste Weg.

Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen

Manchmal sind beide Programme bereits geeignet – nur die Datenübertragung dazwischen fehlt. Dann kann eine Schnittstelle sinnvoller sein als ein komplett neues System.

Automatisierungsplattformen

Für überschaubare Abläufe können No-Code- oder Low-Code-Werkzeuge verschiedene Dienste miteinander verbinden. Dabei sollten laufende Kosten, Datenschutz, Fehlerbehandlung und langfristige Abhängigkeiten berücksichtigt werden.

Individuelle Software

Wenn mehrere spezielle Abläufe zusammengeführt werden sollen oder Standardlösungen zu viele Umwege verlangen, kann eine eigene Anwendung sinnvoll sein. Sie kann beispielsweise Kunden, Aufträge, Dokumente, Aufgaben und Automatisierungen in einem gemeinsamen Prozess verbinden.

Mehr dazu finden Sie auf Software für Unternehmen sowie in unserem Ratgeber Excel-Auftragsverwaltung ersetzen.

Praxisbeispiel: Ein manueller Ablauf vorher und nachher

Ein kleines Dienstleistungsunternehmen erhält täglich neue Projektanfragen. Ein Mitarbeiter liest die Nachricht, trägt Kontaktdaten in Excel ein, erstellt einen Projektordner, informiert einen Kollegen und setzt sich eine Erinnerung für die Rückmeldung. Wird daraus ein Auftrag, werden Teile der Daten erneut in eine zweite Tabelle übertragen.

Der Mitarbeiter bleibt für Beratung und Entscheidung verantwortlich. Software entfernt lediglich die wiederkehrenden Verwaltungsarbeiten zwischen den eigentlichen Tätigkeiten.

Wie lässt sich der Nutzen einer Automatisierung berechnen?

Für eine erste Einschätzung reichen oft vier Werte: Wie oft findet der Prozess statt? Wie viele Minuten benötigt er? Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt? Und welcher Anteil davon könnte realistisch automatisiert werden?

Beispiel: Eine Tätigkeit dauert sechs Minuten und tritt 20-mal pro Arbeitstag auf. Das sind zwei Stunden täglich. Bei rund 20 Arbeitstagen entstehen etwa 40 Stunden pro Monat. Kann davon nur die Hälfte automatisiert werden, werden bereits ungefähr 20 Stunden monatlich frei.

Hinzu kommen mögliche qualitative Vorteile:

• weniger Eingabefehler,
• schnellere Bearbeitung,
• weniger vergessene Vorgänge,
• bessere Nachvollziehbarkeit,
• einheitlichere Abläufe,
• mehr Kapazität ohne proportional mehr Verwaltung.

Was sollte man nicht automatisieren?

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Manche Abläufe bleiben bewusst menschlich oder sind zu selten, um den technischen Aufwand zu rechtfertigen.

Komplexe Einzelfallentscheidungen

Wenn nahezu jeder Vorgang anders bewertet werden muss, ist eine starre Automatisierung oft ungeeignet. Software kann Informationen vorbereiten, die Entscheidung aber beim Mitarbeiter belassen.

Sehr seltene Prozesse

Ein Ablauf, der zehn Minuten dauert und zweimal pro Jahr stattfindet, sollte nur aus einem besonderen Grund automatisiert werden.

Unklare oder ständig wechselnde Prozesse

Wenn intern noch niemand genau weiß, wie ein Ablauf funktionieren soll, macht Software ihn nicht automatisch besser. Zuerst muss der Prozess geklärt werden.

Persönliche Kundenkommunikation

Standardinformationen können automatisiert bereitgestellt werden. Beratung, Verhandlung oder sensible Kommunikation profitieren dagegen häufig gerade vom persönlichen Kontakt.

Berechtigungen, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit

Je mehr ein System automatisch erledigt, desto wichtiger werden klare Grenzen. Automatisierte Aktionen sollten nachvollziehbar sein und nur innerhalb definierter Berechtigungen stattfinden.

Bei geschäftskritischen Abläufen sollte festgelegt werden, welche Schritte automatisch ausgeführt werden dürfen und wo eine menschliche Freigabe erforderlich bleibt. Ein System kann beispielsweise ein Dokument vorbereiten, während die endgültige Freigabe bei einem Mitarbeiter liegt.

Ebenso wichtig sind Protokollierung, Fehlerbehandlung und ein sinnvoller Umgang mit Ausnahmen. Gute Automatisierung erkennt nicht nur den Normalfall, sondern sorgt dafür, dass ungewöhnliche Situationen sichtbar werden und nicht stillschweigend falsch verarbeitet werden.

So gelingt der Einstieg in die Prozessautomatisierung

1. Wiederkehrende Tätigkeiten sammeln: Eine Woche lang notieren, welche manuellen Aufgaben immer wieder auftreten.
2. Zeit und Häufigkeit erfassen: Nicht nach Gefühl priorisieren, sondern grob messen.
3. Ursache hinterfragen: Warum existiert dieser Arbeitsschritt überhaupt?
4. Prozess vereinfachen: Überflüssige Schritte entfernen, bevor Software gebaut wird.
5. Ersten Anwendungsfall wählen: Hoher Nutzen, klare Regeln und überschaubare Komplexität sind ideal.
6. Lösung vergleichen: Vorhandene Software, Integration, Automatisierungsdienst oder Individualentwicklung prüfen.
7. Klein starten: Eine funktionierende Kernautomatisierung ist wertvoller als ein riesiges Konzept.
8. Ergebnis messen: Zeitaufwand, Fehler und Bearbeitungsdauer vor und nach der Einführung vergleichen.
9. Schrittweise erweitern: Erst nach erfolgreichem ersten Prozess weitere Abläufe anbinden.

Typische Fehler bei Automatisierungsprojekten

Einen schlechten Prozess automatisieren

Wenn ein Ablauf unnötige Schritte enthält, macht Automatisierung diese Schritte lediglich schneller. Zuerst vereinfachen, danach automatisieren.

Mit dem kompliziertesten Prozess anfangen

Ein klarer, häufig wiederkehrender Prozess eignet sich besser als erstes Projekt. Frühe Erfolge zeigen schnell, ob der Ansatz funktioniert.

Ausnahmen ignorieren

Was passiert bei fehlenden Daten, doppelten Kunden oder einem nicht erreichbaren Fremdsystem? Solche Fälle müssen bewusst vorgesehen werden.

Keine Verantwortlichkeit festlegen

Auch automatisierte Prozesse brauchen einen Verantwortlichen, der Fehler oder Sonderfälle bearbeiten kann.

Erfolg nicht messen

Ohne Ausgangswert lässt sich später kaum beurteilen, ob die Automatisierung tatsächlich etwas verbessert hat.

Fazit: Nicht möglichst viel automatisieren – sondern die richtigen Dinge

Prozessautomatisierung ist besonders wertvoll, wenn Mitarbeiter regelmäßig Zeit mit vorhersehbaren Verwaltungsarbeiten verbringen. Das können kleine Aufgaben wie Wiedervorlagen sein oder vollständige Abläufe zwischen Anfrage, Auftrag und Projekt.

Der sinnvollste Einstieg besteht nicht darin, sofort das gesamte Unternehmen zu digitalisieren. Ein klar abgegrenzter Prozess mit messbarem Zeitaufwand bietet eine bessere Grundlage. Funktioniert dieser, kann die Automatisierung anschließend schrittweise wachsen.

Dabei sollte immer technologieoffen entschieden werden. Manchmal reicht eine Funktion der vorhandenen Software, manchmal eine Schnittstelle. Und wenn individuelle Prozesse mehrere Bereiche miteinander verbinden sollen, kann eine maßgeschneiderte Anwendung die passendere Lösung sein.

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung