Doppelte Dateneingabe entsteht meist, wenn Informationen zwischen E-Mail, Tabellen, Dokumenten und Software von Hand übertragen werden. Der wirksamste Schritt ist ein durchgängiger Datenfluss: Daten einmal sauber erfassen, zentral verfügbar machen und in den nächsten Prozessschritten wiederverwenden.
Ein häufig unterschätzter Zeitfresser
Warum doppelte Dateneingabe in Unternehmen so oft entsteht
Viele digitale Abläufe sind über Jahre aus einzelnen Werkzeugen entstanden. Eine Anfrage kommt per E-Mail, Kundendaten landen in einer Tabelle, ein Angebot wird in einem anderen Programm erstellt und später werden dieselben Angaben nochmals für Auftrag, Rechnung oder Projektverwaltung benötigt.
Jeder einzelne Schritt wirkt zunächst harmlos. In Summe entsteht jedoch ein Prozess, bei dem Informationen immer wieder kopiert, geprüft und erneut eingetragen werden müssen.
Das eigentliche Ziel sollte deshalb nicht sein, schneller zu tippen. Es sollte darum gehen, Daten möglichst einmal sauber zu erfassen und danach in allen passenden Prozessschritten weiterzuverwenden.
- Daten einmal erfassen
- Medienbrüche reduzieren
- Informationen zentral halten
Ursachen
Wo Mehrfacheingaben typischerweise entstehen
Formular → E-Mail → System
Angaben werden digital abgefragt, kommen aber nur als Nachricht an und müssen anschließend erneut in ein internes System übertragen werden.
Excel neben Fachsoftware
Ein Programm deckt nur einen Teil des Ablaufs ab. Zusätzliche Listen führen dazu, dass dieselben Daten parallel gepflegt werden.
Angebot → Auftrag
Kunden- und Leistungsdaten werden beim Übergang zwischen Angebots- und Auftragsprozess nochmals vollständig eingegeben.
Auftrag → Rechnung
Bereits vorhandene Informationen werden später erneut übertragen, obwohl sie eigentlich aus dem vorherigen Prozessschritt übernommen werden könnten.
Mehrere Insellösungen
Programme arbeiten unabhängig voneinander und besitzen jeweils einen eigenen Datenbestand.
Papier oder PDF als Zwischenstation
Daten liegen zwar digital vor, aber nicht strukturiert. Deshalb müssen sie später aus Dokumenten erneut abgelesen und eingetragen werden.
Folgen
Warum doppelte Dateneingabe mehr als nur Zeit kostet
Mehr Aufwand
Jede zusätzliche Eingabe bindet Arbeitszeit, ohne einen neuen Wert für den Kunden oder das Unternehmen zu schaffen.
Mehr Fehler
Beim Abtippen oder Kopieren entstehen Zahlendreher, Tippfehler oder unvollständige Angaben.
Unterschiedliche Datenstände
Wird eine Adresse nur in einem von mehreren Systemen aktualisiert, existieren anschließend widersprüchliche Informationen.
Mehr Kontrolle
Mitarbeiter müssen prüfen, ob Informationen korrekt übertragen wurden und welcher Datenstand aktuell ist.
Schlechtere Skalierbarkeit
Was bei zehn Vorgängen noch überschaubar ist, wird bei hundert Vorgängen zu einem ernsthaften Prozessproblem.
Lösungswege
Wie sich doppelte Dateneingabe vermeiden lässt
Zentrale Datenquelle
Statt Stammdaten in mehreren Listen zu pflegen, wird eine verlässliche Hauptquelle festgelegt.
Daten weiterverwenden
Informationen aus einem Prozessschritt werden in den nächsten übernommen, statt erneut eingegeben zu werden.
Schnittstellen nutzen
Bestehende Systeme können über geeignete Schnittstellen Daten austauschen, wenn beide Programme weiterhin benötigt werden.
Formulare anbinden
Strukturierte Eingaben aus Website oder Kundenbereich können direkt in den internen Prozess übernommen werden.
Insellösungen reduzieren
Wenn mehrere kleine Werkzeuge denselben Datenbestand benötigen, kann eine zusammenhängendere Lösung sinnvoller sein.
Ablauf zuerst vereinfachen
Bevor automatisiert wird, sollte geprüft werden, ob einzelne Eingaben oder Prozessschritte überhaupt noch notwendig sind.
Schnell prüfen
So erkennen Sie doppelte Dateneingabe im eigenen Unternehmen
Ein guter Ausgangspunkt ist ein einzelner Vorgang vom Anfang bis zum Ende. Nehmen Sie beispielsweise eine Kundenanfrage und verfolgen Sie, welche Informationen bis zu Angebot, Auftrag und Rechnung verwendet werden.
Notieren Sie jedes Mal, wenn eine bereits bekannte Information nochmals eingegeben, kopiert oder aus einem Dokument abgelesen werden muss. Dadurch werden Medienbrüche und unnötige Übergaben sehr schnell sichtbar.
- Wo entstehen die Daten zuerst?
- Wo werden sie erneut eingegeben?
- In welchen Programmen liegen Kopien?
- Wo entstehen Übertragungsfehler?
- Welche Eingaben könnten übernommen werden?
Schritt für Schritt
Vom mehrfachen Eintragen zum durchgängigen Datenfluss
Prozess auswählen
Beginnen Sie mit einem häufigen Vorgang, bei dem heute sichtbar viel kopiert oder übertragen wird.
Datenpunkte markieren
Welche Informationen entstehen neu und welche werden lediglich aus einem vorherigen Schritt übernommen?
Hauptquelle definieren
Legen Sie fest, welches System für bestimmte Daten führend sein soll.
Übergaben verbinden
Prüfen Sie, ob Daten automatisch übernommen, über eine Schnittstelle übertragen oder innerhalb eines Systems weiterverwendet werden können.
Ergebnis kontrollieren
Messen Sie anschließend, wie viele Eingaben tatsächlich entfallen und ob Fehler oder Suchaufwand zurückgehen.
Beispiel
Von der Anfrage bis zur Rechnung ohne vierfache Kundeneingabe
Ein Interessent sendet eine Anfrage über die Website. In einem ungünstigen Ablauf werden Name und Kontaktdaten zunächst aus der E-Mail in eine Kundenliste übertragen, später für das Angebot erneut eingegeben und nach Auftragserteilung nochmals in Rechnung oder Projektverwaltung angelegt.
In einem durchgängigen digitalen Ablauf werden die Daten bereits bei der Anfrage strukturiert erfasst. Aus dieser Anfrage entsteht ein Kundendatensatz. Das Angebot verwendet denselben Datensatz, der angenommene Auftrag übernimmt die vorhandenen Positionen und die Rechnung greift später wieder auf dieselben Informationen zurück.
Die Arbeit verschwindet nicht vollständig – aber unnötiges Wiederholen schon.
Welche Lösung passt?
Nicht jedes Problem braucht sofort neue Software
Bestehende Funktionen
Manchmal sind Import, Export oder Datenübernahme bereits vorhanden, werden aber im bisherigen Ablauf nicht genutzt.
Schnittstelle
Wenn zwei spezialisierte Systeme notwendig bleiben, kann eine Verbindung zwischen beiden sinnvoll sein.
Standardsoftware
Ein geeignetes System kann mehrere bisher getrennte Funktionen zusammenführen.
Individuelle Lösung
Wenn Standardprogramme nicht zum Prozess passen, kann eine eigene Software oder Web-App den tatsächlichen Ablauf durchgängig abbilden.
NulOne Software ansehenPriorität erkennen
Wann lohnt sich die Optimierung besonders?
Je häufiger eine Information übertragen wird und je mehr Personen daran beteiligt sind, desto größer ist meist das Einsparpotenzial. Besonders interessant sind Prozesse, die täglich oder mehrmals pro Woche auftreten.
Auch eine scheinbar kleine Mehrfacheingabe kann relevant sein: Werden pro Vorgang nur drei Minuten benötigt, entstehen bei 20 Vorgängen pro Woche bereits rund eine Stunde reine Übertragungsarbeit.
- hohe Vorgangszahl
- viele wiederkehrende Daten
- häufige Fehler
- mehrere beteiligte Systeme
- wachsendes Auftragsvolumen
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Ratgeber lesenHäufige Fragen
Doppelte Dateneingabe vermeiden – FAQ
Warum entstehen doppelte Dateneingaben?
Häufig sind mehrere Programme nicht miteinander verbunden, Informationen kommen unstrukturiert per E-Mail oder PDF an oder Prozesse sind über Jahre aus einzelnen Insellösungen gewachsen.
Wie lassen sich doppelte Dateneingaben vermeiden?
Daten sollten möglichst einmal strukturiert erfasst und danach weiterverwendet werden. Zentrale Systeme, Schnittstellen, angebundene Formulare oder automatisierte Übertragungen können dabei helfen.
Welche Nachteile hat doppelte Dateneingabe?
Sie kostet Zeit, erhöht das Risiko von Übertragungsfehlern und führt häufig dazu, dass unterschiedliche Datenstände parallel existieren.
Braucht man dafür individuelle Software?
Nicht immer. Je nach Prozess können vorhandene Funktionen oder Schnittstellen ausreichen. Individuelle Software wird interessant, wenn bestehende Systeme den Prozess nicht sinnvoll durchgängig abbilden.
Welche Daten werden besonders häufig mehrfach eingegeben?
Typisch sind Kunden- und Kontaktdaten, Adressen, Angebots- und Auftragsdaten, Produktinformationen, Termine sowie Angaben aus Formularen.
Wie unterstützt NulOne bei diesem Problem?
NulOne analysiert, an welchen Stellen Daten mehrfach erfasst oder übertragen werden, und entwickelt daraus eine passende digitale Lösung für einen durchgängigen Ablauf.